Cum sa alegi solutia ERP potrivita pentru business-ul tau

In momentul in care procesele interne devin prea lente, se inmultesc erorile si timpii morti, probabil ca business-ul tau a crescut suficient de mult si ai nevoie de o solutie ERP pentru gestionarea lui.

Decizia implementarii unui software complex, cum este cel de tip ERP (Enterprise Resource Planning), este insa un pas important in viata oricarei organizatii, iar (achizitia unui sistem ERP trebuie facuta cu atentie.

Un sistem ERP este instrumentul software care va schimba modul in care organizatia isi desfasoara activitatea zilnica, va obliga managerii sa adopte procese standardizate si va eficientiza modul de planificare a resurselor. Din acest motiv este imperios necesar ca, inainte sa semnezi contractul de implementare, sa fii cat mai bine pregatit pentru transformarea care va avea loc in companie.

O implementare de succes poate aduce beneficii enorme organizatiei si o crestere foarte mare a eficientei angajatilor. Totusi, pentru ca acest succes sa aiba loc, este nevoie de un parteneriat puternic intre organizatie si furnizorul solutiei ERP.

In cele ce urmeaza vom vorbi despre ce teme trebuie facute inainte de a alege o solutie ERP pentru business-ul tau si de pasii pe care ii presupune implementarea unui sistem ERP.

Inainte de a contacta furnizorii de ERP fa un caiet de sarcini cat mai cuprinzator. Scopul implementarii unui software ERP este acela de a transforma business-ul intr-unul mai eficient si de a juta in procesul de management al afacerii si implicit in luarea deciziilor bazate pe date statistice. De aceea pasul cel mai important este sa definesti cat mai bine problemele cu care se confrunta organizatia ta. Pot fi probleme de eficienta, de trasabilitate, de securitate.

Concentreaza-te pe procesele de business specifice. Organizatia ta nu are nevoie de un nou software, are nevoie de un mod de rezolvare a anumitor probleme. In functie de aceste probleme elaboreaza cerintele pe care le ai de la noul sistem ERP. Cu cat poti fi mai specific, cu atat furnizorii de solutii ERP iti vor putea da oferte mai concrete si mai apropiate de nevoile organizatiei.

Pe langa o oferta croita pe nevoile tale, un caiet de sarcini bine facut este o garantie a faptului ca proiectul se va implementa in timpul si in bugetul stabilit. Cerintele absente si adaugate pe parcusul procesului de implementare sunt printre factorii care afecteaza cel mai tare deadline-urile stabilite.

Pentru a realiza un set de cerinte cat mai cuprinzatoare, consulta-te cu toti viitorii beneficiari ai sistemului ERP: departamentul IT, managerii de departamente, angajatii care vor opera propriu-zis sistemul. Adapteaza cerintele catre furnizorul unui astfel de sistem software la specificul business-ului tau astfel incat sa fie atinse cat mai multe zone de interes pentru beneficiari, mai ales daca modelul de business iese din sfera clasica a proceselor de productie pe care softul predecesor al sistemelor ERP, MRP (Material Resource Planning), le trata exclusiv si se indreapta, spre exemplu, si spre zona de contabilitate program salarii, management resurse umane, managementul depozitelor etc.

Trebuie avute in vedere si trendurile de utilizare a acestui tip de programe. Spre exemplu, acum, sistemele ERP trebuie sa se integreze foarte bine cu aplicatii web. Astfel, de exemplu, un client va avea mereu acces la stadiul propriei comenzi sau la stocurile companiei furnizoare.

De mult prea multe ori, companiile aleg un software ERP in functie de pret, tehnologiile care sunt la moda in momentul alegerii sau in functie de cat de bine arata interfata grafica. Si acestia sunt factori foarte importanti, insa cel mai important este ca sistemul sa se potriveasca cu procesele companiei. Fara acest din urma aspect sistemul se va dovedi ineficient si in cele din urma va fi abandonat.

Personalizarea software-ului ERP

Probabil ca te gandesti sa ceri furnizorilor de solutii ERP un software cat mai personalizat in functie de organizatia ta, care sa iti permita adaugarea de module care sa adapteze sistemul ERP exact particularitatilor afacerii. Din pacate, aceasta abordare nu este cea castigatoare.

Este mult mai eficient sa adopti o solutie care nu are nevoie de foarte multa munca de personalizare. Toate solutiile ERP care au trecut testul timpului sunt construite in functie de anumite standarde ale industriilor pentru care sunt construite. Solutiile software eficiente sunt produse deja existente, construite tinand cont de bunele practici din nisele pentru care sunt gandite si au nevoie de o minima personalizare.

Este mult mai eficient pe termen lung sa iti adaptezi procesele de business in functie de anumite standarde operationale decat sa ceri furnizorului de ERP sa adapteze software-ul in functie de modul organizatiei de a isi desfasura operatiunile.

O solutie ERP foarte personalizata va costa mai mult, iar implementarea unui astfel de sistem va dura mai mult. Costul mai mare va aparea nu doar la implementare, dar si in cazul upgrade-urilor. Personalizarea masiva a solutiei se traduce intr-o perioada mai mare de amortizare a investitiei, stabilitate mai mica a sistemului si costuri mai mari de mentenanta.

Cele mai multe companii care opereaza intr-un domeniu folosesc aproximativ aceleasi procese de facturare, incasare, achizitii, ceea ce reduce nevoia de particularizare. Daca doresti personalizarea software-ului ERP, fii convins ca se justifica acest extra efort. In loc de personalizare, cauta o solutie flexibila, care se poate adapta cerintelor tale doar prin configurari si customizari usor de realizat.

Suportul tehnic

Suportul tehnic este un alt factor de care trebuie sa tii cont atunci cand alegi un software ERP. Este de preferat ca furnizorul solutiei ERPalese sa iti poata oferi un account manager dedicat, care va prelua rapid toate problemele sau cerintele post-implementare. Un account dedicat se va dovedi mult mai eficient decat posibilitatea de a suna la un call center.

O alta variabila care arata calitatea suportului tehnic este timpul de reactie. Timpul de reactie trebuie sa fie stipulat in contractul incheiat cu furnizorul solutiei de tip ERP.

Experienta furnizorului de ERP in industria ta

Poate cel mai important aspect in procesul de alegere al unui sistem ERP este experienta furnizorului in tipul de industrie din care face parte organizatia ta. Cere minim trei referinte de implementari similare. Daca furnizorul nu poate da trei nume de implementari reusite, cel mai probabil inca nu are suficienta experienta in proiecte complexe.

Cere opinii de la persoanele din organizatiile care au trecut deja prin experienta implementarii cu furnizorul in cauza. Intreaba ce a mers bine, ce nu a mers bine, ce ar face diferit la o noua implementare, ce beneficii au obtinut prin implementarea unui software ERP.

Daca esti membru al unei organizatii profesionale, poti cere inclusiv membrilor organizatiei recomandari. Incearca sa ai cat mai multe informatii despre furnizorul cu care urmeaza sa lucrezi.

Este recomandat ca in cazul unei investitii de anvergura unui software ERP sa alegi drumul sigur si mai putin riscant. Alege liderii de piata, companiile al caror produs a trecut testul timpului si nu companiile care investesc cel mai mult in publicitate.

Nu este nimic gresit in a lucra cu un produs nou si relativ necunoscut, dar lasa-i pe altii sa fie cobai. Sistemul implementat va deveni coloana vertebrala a business-ului tau, el va fi sistemul informatic care va sustine operatiile critice ale companiei. Alege calea sigura.

Motorola și-a extins gama de produse: ce oferă noile căști wireless ale producătorului

Motorola și-a extins recent portofoliul de produse, lansând nu doar noua serie de telefoane mobile Edge 50 - care include modelele Moto Edge 50 Pro, Moto Edge 50 Ultra și Moto Edge 50 Fusion -...

NASA trimite o dronă uriașă către Titan. Ce presupune misiunea

NASA a anunțat planurile pentru o misiune care va trimite prima dronă, numită Dragonfly, pentru a explora Titan, cel mai mare satelit al planetei Saturn. Inițiativa vine după succesul dronei...