Managementul documentelor cu DocuWare - mai mult decat o simpla arhivare electronica

DocuWare este o companie internationala cu experienta remarcabila in zona de management al documentelor iar Beck et. al Services este partenerul unic in Romania al acesteia. Solutia cu acelasi nume este o aplicatie matura pe piata de management al documentelor care a avut o evolutie continua in ultimii 25 de ani ajungand la versiunea 6.5.

DocuWare ofera solutii pentru organizarea eficienta a activitatii si proceselor bazate pe documente, in acelasi timp arhiveaza centralizat toate documentele de interes indiferent de formatul sau sursa lor (documente fizice pe suport de hartie, fisiere electronice, e-mail-uri, documente CAD, audio-video, etc.).

Solutia ofera functiuni prin care orice informatie stocata poate fi accesata in cateva secunde de oriunde si la orice ora fara a depinde de alte persoane. Accesul la informatie este foarte bine controlat iar informatia si procesele de business pot fi integrate cu usurinta. DocuWare are scopul de a reduce costurile prin cresterea productivitatii personalului companiei.

Solutia ofera beneficiile descrise prin functionalitatile de baza care vor fi prezentate mai jos. Trebuie mentionat faptul ca acestea sunt doar functionalitatile de baza iar DocuWare se dezvolta in functie de fiecare caz particular.

Managementul integrat al documentelor

DocuWare este o suita de aplicatii cu tehnologii de ultima generatie pentru managementul integrat al documentelor. Acesta poate procesa automat orice tip de document indiferent de sursa, prin proceduri interne de control, care ajuta la indeplinirea cerintelor de audit si de conformitate. DocuWare importa documentele, le clasifica, indexeaza fulltext si le face disponibile pentru procesarea ulterioara. Functiile suplimentare de gestionare a fisierelor asigura accesul securizat, controlat si logat al utilizatorilor. Imbunatatit cu functionalitati de gestionare ale fluxurilor de lucru, administrarea continutului web si functii universale de integrare, DocuWare dispune de functionalitati ECM (Enterprise Content Management), care faciliteaza extinderea in intreaga companie.

Importarea documentelor

Principiul de baza al DocuWare este gandit pentru a functiona tocmai precum mediul de lucru de la birou: documentele ajung prima data in "recipiente"pentru documente electronice, unde sunt compactate si sortate. Acestea pot ajunge chiar si direct din scanner. Datele se pot extrage din documente cu ajutorul OCR (recunoasterea optica a caracterelor) sau prin citirea codului de bare in timpul procesului de scanare, acestea urmand sa poata fi folosite pentru a categorisi, indexa si stoca automat documentul in arhiva.

Integrarea cu alte aplicatii

DocuWare se integreaza cu alte aplicatii, iar documentele din aplicatii pot fi trimise printr-un singur click direct in arhiva. Toate fisierele sunt importate in forma originala.

Clasarea automata

DocuWare ofera diferite metode de integrare automata a datelor de indexare din surse externe cum ar fi fisiere text, baze de date si agenda de contacte, facilitati care asigura o indexare corecta.

Regasirea documentelor

DocuWare regaseste documentele simplu si convenabil: termenii care sunt cautati pot fi introdusi in intregime, partial sau combinati sau pot fi selectati din liste. Cautarea pe categorii si a textului in intregime pot fi combinate (cautare fulltext, cautare in functie de obiective si profile de arhivare, cautare integrata cu alte programe).

Editarea documentelor

DocuWare ofera functii avansate de editare pentru munca cu documente "live".

Managementul versiunilor

Cand documentele sunt extrase, versiunea arhivata este blocata pentru editarea de catre alte persoane, iar o noua versiune este creata cand documentul este reintrodus din nou in arhiva. Versiunile anterioare sunt retinute pentru verificare si urmarire.

Fluxul de lucru

DocuWare va ajuta sa automatizati procesele de business bazate pe documente. Documentele vor ajunge intotdeauna la persoanele potrivite; folosind stampilele integrate si lista de servicii configurarea proceselor este foarte facila. Procesele de lucru sunt controlate prin stampile de acceptare sau respingere sau folosind textul dintr-o stampila.

Semnatura electronica

DocuWare este compatibil cu toate tipurile de semnaturi electronice care corespund standardelor internationale in domeniu: simple, avansate, si semnaturi calificate cat si stampile si semnaturi manuale. Toate sunt integrate perfect in sistemul DocuWare, fiind astfel disponibile tuturor utilizatorilor. Aici se mai adauga si functionalitatea barei de status din programul de vizualizare (DocuWare Viewer) care arata daca un document are o semnatura electronica si daca aceasta este valida.

Insemnarea, adaugarea de comentarii si stampilarea

Pe aproape orice forma de document se pot adauga notite, comentarii, notite scrise de mana, marcaje pe text si stampile. Cand o stampila este aplicata unui document in DocuWare Viewer, informatia este stampilata pe document, care simultan poate fi definit sa urmeze un anume flux.

Locatii la distanta si utilizatori mobili

Unul dintre cele mai mari beneficii ale managementului electronic al documentelor este posibilitatea de a accesa online documentele, indiferent de locatie. Clientul DocuWare poate accesa autorizat arhiva prin intermediul Internetului de oriunde de pe glob, avand la dispozitie toate functionalitatile importante.

Sincronizarea arhivelor

Arhive din diferite locatii pot fi deasemenea sincronizate intre ele. Un sistem detaliat de reguli determina care document dintr-o arhiva trebuie sincronizat cu o arhiva dintr-o sucursala la urmatoarea sincronizare sau vice versa. DocuWare foloseste aceeasi tehnologie de sincronizare pentru a integra utilizatori mobili pe laptopuri. Faptul ca, atat personalul intern, cat si cel de pe teren au acces la aceleasi informatii complete, imbunatateste nu doar serviciile pentru client, ci si satisfactia angajatilor.

Transparenta maxima

Pe langa faptul ca este usor de folosit, principala caracteristica a unui flux de lucru DocuWare este transparenta. Intregul proces este vizibil pe document (la fel ca in procesele cu documente de hartie) si poate fi inteles de o persoana familiarizata cu procesul de lucru.

Fluxuri de lucru din locatii de la distanta

Utilizatori mobili pot fi integrati: ofertele si facturile pot fi aprobate offline de pe laptop; pasii din procesul de lucru sunt transferati la birou in timpul sincronizarii urmatoare, unde DocuWare continua fluxul. Incluzand birouri de la distanta si utilizatori mobili in controlul electronic al procesului de lucru ofera mai multa eficienta acestui sistem in comparatie cu procesele de lucru bazate pe hartie.

Portaluri pentru angajati, furnizori si clienti

Clientii pot accesa documentele relevante online, inclusiv facturi si avize de expediere a marfii. Angajatii pot accesa propriile documente cand calatoresc sau cand lucreaza de acasa, iar potentialii clienti au acces la cele mai recente informatii despre produsele care-i intereseaza, toate acestea imbunatatind serviciul pentru clienti si totodata crescand si productivitatea.

Scalabilitate

Daca exista un numar mare de utilizatori, se pot distribui modulele server DocuWare pe mai multe calculatoare. Impartirea in felul acesta va asigura cea mai buna performanta pe toate statiile de lucru. Pe de alta parte managementul continutului web DocuWare se adapteaza usor cresterii numarului de utilizatori.

Securitate

DocuWare are mecanisme de securitate pentru control intern, care indeplinesc cerintele de audit, protejand documentele de accesul persoanelor neautorizate. Accesul la documente este conform reglementarilor iar drepturile de acces sunt personalizate. Accesul la documente este solid controlat printr-un concept detaliat de autorizare alcatuit din grupuri, roluri si profile.

DocuWare 6.5 - ultima versiune disponibila a solutiei

Dezvoltatorii lucreaza incontinuu pentru imbunatatirea platformei de management al documentelor. Cea mai noua versiune a software-ului pune la dispozitie o interfata extrem de intuitiva implicit usor de utilizat. Cei care vor utiliza pentru prima oara DocuWare se vor descurca foarte usor iar utilizatorii mai vechi vor aprecia noile avantaje. Noul design sporeste claritatea si transparenta informatiilor.

Structura este orientata spre procedurile de lucru tipice DocuWare la fel si stocarea sau regasirea documentelor. In functie de activitate unele elemente de baza sunt activate in mod automat, in timp ce altele sunt ascunse. D

esigur, lucrurile sunt chiar mai rapide cu indexarea inteligenta. DocuWare nu doar ca arata diferit, Web Client - "centrul nervos" al DocuWare - a avut, de asemenea, o revizuire tehnologica. DocuWare este acum complet bazat pe cea mai noua versiune a tehnologiei HTML5. Administratorii de sistem vor fi interesati, de asemenea, de scalabilitatea imbunatatita prin furnizare de clienti pe Web Server.

Beck et al. Services este o companie privata cu capital strain, un furnizor de servicii IT care se axeaza pe valoarea adaugata ce o aduce companiilor cliente. Conceptul de servicii IT al firmei cu sediul in Munchen se concentreaza pe furnizarea catre clientii sai a unei infrastructuri mai transparente, mai fiabile, precum si o comunicare imbunatatita pentru utilizatorii acesteia. Beck et al. Services ofera servicii de suport tehnic, consultanta pentru infrastructuri si aplicatii, service desk in mai multe limbi de circulatie internationala, solutii de comunicare si colaborare sociala, precum si tehnologii IT de management si monitorizare. Serviciile oferite se bazeaza pe instrumente si metodologii de top, cum ar fi ITIL V3 si managementul serviciilor IT.

Beck et al. Services a intrat in industria serviciilor IT din anul 2000 si a deschis filiale in Romania (2005), Brazilia (2009) si Elvetia (2010). Astazi compania are aproximativ 70 de angajati in Germania si Elvetia, in jur de 45 de angajati in Romania si Brazilia si are o cifra de afaceri anuala de 6,2 milioane de euro. Printre clientii companiei se numara Continental AG, Infineon AG, Daiichi Sankyo Europe GmbH, KWS SAAT AG, Zurcher Kantonalbank, Certasig, KWS Seminte SRL, Energobit SA, Salamandra Plus.

Comisia Europeană nu este acord cu TikTok Lite, noua scorneală a gigantului tech. Temeri că minorii ar putea avea acces la conținut periculos

Comisia Europeană a anunțat recent că va investiga programul TikTok Lite, suspectând că acesta poate avea un impact negativ asupra sănătății mintale a utilizatorilor. Programul, care...

TikTok se pregătește să lanseze o funcționalitate revoluționară. Există și un risc major pentru cei care o vor folosi

TikTok se pregătește să lanseze o funcționalitate revoluționară care le va permite creatorilor să distribuie conținut video narat cu orice voce doresc, prin intermediul unei noi tehnologii...