Ziare.com

Noile tehnologii de arhivare si depozitare - o cheie a succesului managerial

Luni, 29 Septembrie 2014, ora 10:19

   

Noile tehnologii de arhivare si depozitare - o cheie a succesului managerial
Tehnologiile de ultima ora din domeniul arhivarii si depozitarii arhivelor au potentialul de a-i ajuta pe managerii de companii sa implementeze un sistem eficient de management al documentelor.

Noile tehnologii de arhivare si depozitare - o cheie a succesului managerial
Orice companie care opereaza cu volume mari de date se gaseste mai devreme sau mai tarziu in situatia de a pune la punct un sistem eficient de management al documentelor.

In lipsa unui sistem ordonator, informatia, o resursa esentiala a oricarei organizatii orientate spre progres, devine un factor de dezorientare, stagnare si, in cele din urma, regres.

Iata de ce managerii care inteleg rolul pe care il joaca in procesul decizional informatia corecta primita la momentul potrivit, fac din organizarea resurselor informationale ale companiei o prioritate.

Ce este mai profitabil, managementul intern sau extern al documentelor?

Aceasta este o intrebare la care fiecare manager poate raspunde diferit, in functie de datele specifice ale companiei pe care o conduce:

  • volumul si diversitatea tipurilor de documente utilizate
  • frecventa accesarii informatiilor
  • obligatiile legale de pastrare a documentelor intr-o arhiva fizice
  • resursele umane si financiare disponibile etc.

In ceea ce priveste resursele financiare, este foarte important sa se faca o estimare cat mai exacta a costurilor reale implicate atat de administrarea interna, cat si de externalizare, fara ingerinta preconceptiilor care pot exista in piata.

Beneficiile arhivarii si depozitarii externalizate

Serviciile moderne de arhivare si depozitare a documentelor respecta un proces operational cu eficienta studiata si demonstrata practic. Din acest proces, nu ar trebui, in mod normal, sa lipseasca niciuna din urmatoarele etape:

  • Evaluarea arhivei la sediul beneficiarului - se evalueaza tipurile de documente, necesitatea pastrarii si termenele legale de pastrare etc. Documentele expirate se pot distruge, fapt ce poate genera o eficientizare a costurilor inca din aceasta etapa

  • Impachetarea in cutii de arhivare standardizate in functie de departament, tip document, anul in care a fost creat etc. Practic, odata cu sortarea dosarelor si impachetarea acestora in cutii se realizeaza organizarea arhivei.

  • Transportul in conditii de siguranta maxima la un centru special proiectat si construit pentru depozitare arhiva. In afara logisticii impecabile, o companie cu adevarat profesionista ar trebui sa va ofere si asigurarea cutiilor in tranzit

  • Inregistrarea informatiilor de identificare in baza de date pentru fiecare dosar/biblioraft/cutie. Pentru fiecare cutie de arhivare, se va inregistra in baza de date un termen de pastrare, respectand cerintele legale specifice.

  • Depozitarea pe rafturi respectand criterii care sa asigure accesul rapid la orice inregistrare. Aici trebuie amintite tehnologii de ultima ora, cum sunt scanerele de raft & cutie, respectiv softul dedicat managementului arhivei, permitand furnizorilor de servicii de arhivare de top sa stie in orice moment locatia exacta a oricarei cutii stocate in centrul de arhivare.

Tehnologiile moderne de arhivare si management al documentelor

Scannerele si codurile de bare de pe cutiile de arhivare si rafturi permit localizarea precisa, fara eroare umana, a oricarei inregistrari.

Order pickere-le permit depozitarea la inaltime a cutiilor de arhivare (se poate depozita in conditii optime pe o inaltime de 12 m!), costul de depozitare pe metrul patrat fiind, evident, mai mic. Un alt beneficiu adus de tehnologia order pickere-lor este administrarea depozitelor de arhivare cu minimum de personal, bugetul mic alocat salariilor reflectandu-se pozitiv in costul final suportat de beneficiar.

Sprinklere si sisteme de fum/foc, sisteme de reglare a umiditatii, prevazute cu senzori de inalta sensibilitate asigura pastrarea in cele mai bune conditii, prevenindu-se distrugerea accidentala sau deteriorarea.

Fiind vorba despre tehnologii de multe sute de mii de euro, iese din discutie varianta achizitionarii lor in vederea unui management intern al arhivei. In fond, un manager cauta modalitati de optimizare a costurilor, nu de a le "arunca in aer". Intrebarea fireasca in aceste conditii este: "in ce masura sunt accesibile serviciile care utilizeaza aceste tehnologii costisitoare?"

In aceasta etapa, conteaza foarte mult maturitatea in piata a furnizorului de servicii. O firma de arhivare aflata la inceput de drum, ce investeste acum in astfel de tehnologii, e posibil sa acopere cel putin o parte din costurile aferente tehnologizarii prin costurile aplicate serviciului vandut. Nu se intampla la fel cu acele firme de arhivare care au implementat deja toata logistica necesara, avand posibilitatea sa ofere servicii la costuri optimizate, tocmai prin prisma noilor tehnologii.

In afara tehnologiilor de ultima ora, o firma de arhivare profesionista va pune la dispozitie o alta resursa valoroasa, si anume personalul specializat: personal autorizat pentru paza depozitului, precum si specialisti in arhivistica si managementul bazelor de date.

In acest context, un manager de companie care se confrunta cu necesitatea constituirii unei arhive de documente are de ales intre 3 optiuni principale:

1. Administrarea interna a documentelor, asigurata de angajati fara pregatire de specialitate (practic, improvizarea unui "sistem de management" al documentelor). Desi este cea mai la indemana, solutia atrage dupa sine dezavantaje majore: folosire ineficienta a timpului de lucru, acces greoi la documente, disfunctionalitati in comunicarea interdepartamentala, afectarea procesului decizional etc.

2. Cumpararea/inchirierea unor spatii echipate intr-o oarecare masura corespunzator pentru a asigura securitatea documentelor, coroborata cu angajarea de personal calificat pentru paza si management de arhiva

3. Externalizarea catre o companie care are deja logistica si experienta necesare pentru a asigura serviciul la un cost optimizat, gratie integrarii celor mai avansate tehnologii, dar care dispune si de autorizatii si avize de functionare emise de organele abilitate.

Din ce in ce mai multi manageri constientizeaza faptul ca "solutia" cea mai la indemana este aproape la fel de paguboasa ca lipsa unei solutii cand vine vorba de managementul documentelor. Indiferent ca sunt la carma unor companii care au arhive alcatuite din cateva dosare sau din sute de mii de cutii de arhiva, managerii eficienti inteleg ca si in domeniul arhivarii, accesarea unui serviciu extern, specializat, este solutia cea mai eficienta, atat din punct de vedere al rezultatelor, cat si al costurilor.

Sursa: Ziare.com

Articol citit de 1330 ori

Urmareste Ziare.com pe

Urmareste stirile Ziare.com pe Facebook
Nu exista comentarii postate de utilizatori.


Platforma pentru solutionarea online a litigiilor